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如何做好宴会设计

发布时间:2016-1-16 15:45:25

   宴会的设计是指酒店宴会部在受理客人的宴会预定到宴会结束全过程中组织管理的内容和程序,在计划组织环节中,根据宴会规格要求,编制一份宴会组织实施计划的书面资料。

  宴会部必须严格执行宴会的活动计划,这是为了确保宴会的质量——企业的生命。从宴会的程序分为三个阶段,即准备阶段、进行阶段和结束阶段,这三个阶段又可细分为受理预定——计划组织——执行准备——全部检查——宴前接待——开宴服务——结帐送客——整理结束等几个环节。

  接受宴会预定时,应根据宴会的人数、要求、标准为宴会作好准备工作、准备工作应以宴会通知单和工作程序的形式通知有关部门。对于大型宴会和高规格宴会,在宴会前应召集所有的宴会服务人员和厨师长开会,介绍宴会程序,安排任务,使所有工作人员都了解情况,特殊菜肴的制作过程和上菜技艺,这样,可以防止宴会服务过程中出现手忙脚乱的情况,确保宴会能有条不紊地进行。各项工作准备好后,宴会经理应对每一项工作仔细地进行检查,及时纠正发现问题,使整个宴会举行做好各项准备工作,各就各位。

  在客人预餐的同时,向顾客了解所有同宴会有关的要求,如举行宴会的日期、参加宴会的人数、宴会的形式、每人消费的标准以及所需提供的额外服务和物品、客人口味有什么特殊要求等,如果客人已决定预订,可将这些信息直接记入宴会登记本,这样可以防止与其它宴会重叠。宴会登记本上应把所有预订好的宴会和此有关的事项记录下来,如宴会的时间、地点等,必须有专人组织和布置这些事项,对未定下来的宴会,要与举办者保持联系,以求得最终的确定。对已定宴会的举办者同样需要保持联系,以便及时了解人数,日期的变更等信息,如果客人取消预订,则应和蔼地了解取消的原因。

  对于大型宴会和高档次宴会,必须与客户签定合同,合同中要明确双方的权利和义务,所有经双方同意的特殊要求的项目亦要记入合同,签完合同后,通常应收取一定比例的预付金,假如举办者临时取消宴会,则根据合同规定将全部预付金或部分预付金还与客人,收取预付金及退回预付金的数目各餐厅是不同的,一般由餐厅根据情况而定。

  在签置合同后,就应当画出宴会的场地安排图,这一般是对大型宴会而言,这些安排图应送至到有关部门并对用户出宴会通知单,宴会通知单也称为工作指令,宴会单是根据合同制定的,是指食品饮料和安排员工工作的依据,有些规定很细的合同复印件可作为宴会单使用,但应将价格抹去。

  宴会开始前,客房与餐厅应确定宴会的所有细节安排,以使双方满意,购买好所有原料。

  客人开始进餐后,应通知厨房,以便安排热炒烹调及时上桌,上菜应按照菜单的顺序一道道上,对于大型宴会,上菜的时间要听从宴会经理统一安排,以免错上、漏上或造成各桌进餐速度不一致的现象,上菜的速度与节奏须掌握好,如太快会显得仓促忙乱,客人享受不到品尝的乐趣,太慢了则可能使宴会出现中断,造成尴尬的局面,每上一道菜都应向客人介绍菜名和烹制方法,如客人有兴趣则可以简单介绍与地方名菜相关的民间故事。有些特殊的菜应介绍食用方法,在介绍前,将菜放在转台上展示菜的造型,使客人能领略到菜的色、香、味形态,边介绍边转圈、转台,让所有客人均看清楚。

  宴会结束后,应当以文字形式征询客人的意见,这将加深经营者与顾客之间感情,为进一步的合作奠定基础。一个负反馈可指出需要改进的地方,正反馈将增强餐厅的信心,宴会部门所做的每月宴会详细业务表是一种有效的工具,它将有助于分析宴会的收入和成本,使今后的宴会预算有一个数字依据。

  最后要建立客源形式档案系统,可以为今后的业务提供历史资料,如某些企业的周年庆典日、某个领导生日等,这样推销人员便可有目的地进行推销。

  宴会反映了特殊的市场需要,宴会的销售往往带来较高的利润,从而提高了企业的效益,如果宴会的推销业务较多,则需要设置专门的宴会经理来完成此项工作,宴会管理人员应具备有关的食品服务管理,技术的全面知识能成功地筹办一个宴会,主要表现三个方面:经营的财务控制、员工的组织以及在已定的费用标准下安排好合适菜单制作和服务标准。事先精心计划和预测,对可能发生的问题做到心中有数,这是宴会成功的关键,宴会负责人应将所有需检查问题以表格形式列出,然后按表逐项检查,将所有疵漏都在萌芽状态时处理好,并要将宴会程序中所有的细节告诉员工,因为大家心中有数比一人心中有数要好。

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